Als kleine ondernemer of coach ben je vaak met honderd dingen tegelijk bezig: klanten werven, producten of diensten leveren, marketingstrategieën bedenken, enzovoort. Helaas komt de administratie vaak onderaan de lange lijst te staan, terwijl dit juist essentieel is voor de gezondheid van je bedrijf. Onderzoek wijst uit dat ondernemers, vooral kleine bedrijven, vaak worstelen met administratieve taken. Hier zijn vijf veelvoorkomende slechte gewoonten op het gebied van administratie en vooral hoe je ze kan doorbreken.
1. Alles tot het laatste moment uitstellen 📆
Uitstelgedrag is een van de grootste valkuilen voor ondernemers. Veel mensen stellen administratieve taken zoals factureren, bonnen ordenen en betalingen registreren uit tot het laatste moment. Volgens onderzoek van de Europese Commissie geeft bijna 50% van de kleine ondernemers aan dat ze hun administratie uitstellen, wat kan leiden tot een onoverzichtelijke boekhouding, achterstallige betalingen en zelfs boetes voor te late betalingen aan belastingdiensten.
💡Al geprobeerd? Plan vaste momenten in je week om administratieve taken te doen en batch die taken. Door die taken te groeperen en ze in je agenda te zetten, maak je het onderdeel van je routine en voorkom je dat je het uitstelt.
2. Gebrek aan digitalisering ⚙️
Veel ondernemers blijven hangen in het bijhouden van fysieke bonnetjes en papieren facturen. (Hallo digitale evolutie! 📲) Dit kan leiden tot fouten en een rommelige administratie. Uit een studie van Eurostat blijkt dat bedrijven die digitalisering omarmen, zoals bv. gebruik te maken van boekhoudsoftware of andere automatiseringstools, tot 23% efficiënter werken.
💡Al geprobeerd? Maak gebruik van een online boekhoudtoepassing. Deze tools automatiseren veel processen, zoals facturatie en belastingberekeningen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan repetitieve taken. Ook voor kleine ondernemingen bestaan er geschikte – en betaalbare – toepassingen die een wereld van verschil kunnen maken.
3. Geen overzicht van cashflow 💶
Zonder duidelijk overzicht van je inkomsten en uitgaven kun je voor niet zo aangename verrassingen komen te staan. Volgens een onderzoek van de European Small Business Alliance, een organisatie die zich inzet voor kleine ondernemers en zelfstandigen en hen vertegenwoordigt d.m.v. gerichte EU-belangenbehartiging en profileringsactiviteiten, heeft 70% van de kleine bedrijven problemen met het cashflowbeheer 😳. Auwtch!
💡Al geprobeerd? Houd je inkomsten en uitgaven nauwgezet bij. Gebruik een spreadsheet of beter nog boekhoudsoftware om altijd inzicht te hebben in wat er binnenkomt en wat buitengaat.
4. Onregelmatige facturatie 🧾
Facturen te laat of onregelmatig versturen kan leiden tot een inconsistente cashflow, wat voor kleine ondernemers een groot probleem kan zijn. Onderzoek van Deloitte toont aan dat bijna 60% van de kleine bedrijven te laat betaald wordt vanwege onregelmatig factureren.
💡Al geprobeerd? Stel facturen meteen op na het leveren van een product of dienst. Met automatische herinneringen en facturatiesoftware kun je zorgen dat klanten op tijd betalen, kan je automatische betalingsherinneringen instellen, en nog veel meer.
5. Teveel zelf willen doen 🤯
Veel kleine ondernemers proberen alles zelf te doen, inclusief de administratie. Dit kan leiden tot fouten, stress en frustratie. Uit een studie van Forbes blijkt dat ondernemers die administratieve taken delegeren meer tijd hebben voor de groei van hun bedrijf en minder kans hebben op burn-out.
💡Al geprobeerd? Overweeg het inhuren van een virtual assistant of business support die je kan helpen met administratieve taken. 👩🏻💻 Dit geeft jou meer tijd om je te richten op je hoofdzaak.
Conclusie
Slechte gewoonten op het gebied van administratie kunnen de groei van je onderneming belemmeren en onnodige spanning veroorzaken. Door deze gewoonten te herkennen en aan te pakken, zoals door gebruik te maken van digitale tools, regelmaat te brengen in je facturatie en het uitbesteden van taken, kan je een hoop problemen voorkomen. Vergeet niet dat administratie de ruggengraat van je bedrijf is. Investeer in goede gewoonten en je bedrijf zal er de vruchten van plukken.